将培训知识管理起来，培训管理者能力提升的法宝！

首先，尽管培训项目的内容会不断更新变化，但培训管理人员的工作却总是重复着同样的事情：制定计划，争取预算，需求调查，跨部门协调，选择供应商，谈判，签订合同，组织培训，效果评估和报告等。

其次，培训管理者一般都必须面对工作中出现的种种问题，如预算不足，或需求不明确，领导不重视，学员不合作，供应商不支持等等。需要指出的是，这些烦恼也似乎总会在每一个培训项目中反复出现，挥之不去。

身为一名培训管理者，如果我们的目光仅仅局限于当前具体的培训活动，“以事为本”，而不能从更高的角度来探求解决问题的方法，那么，即使我们的工作再有成效，这种成效也不能产生持久的效果。

总结和管理由培训管理而产生的组织过程资产(知识、技术、方法、经验、教训等)，即通过培训业务的知识管理，使培训管理人员能够简化繁杂的工作，使简单的工作流程化，使过程工作标准化，从而逐步实现培训管理规范化的最佳实践。

哪种培训工作内容可以纳入知识管理的范畴？

一、培训工作流程管理

在任何一家企业中，培训工作大致都要遵循一定的过程。该过程具有普遍意义，即所有培训基本都包括培训项目的立项(或启动)、需求调查、供应商联系、培训方案的沟通和确认、合同的谈判、培训实施、培训评估等环节。

但由于企业受其自身内部环境的影响，培训工作流程各不相同。有些企业的培训流程可能会更简练，而有些则可能会更细致。无论是简明的过程，还是细致的过程，其优劣的评判标准就是它是否符合企业的实际情况，并使培训管理工作行之有效。

与此同时，培训工作流程中存在着不断优化的空间。它要求培训管理者在培训实践中不断总结经验教训，通过知识管理将可以改进的地方固化下来，体现在过程优化设计中。

构建企业培训工作流程图，将培训工作流程可视化管理，有助于培训管理者直观地发现问题，有利于整合资源，优化流程设计。

二、模板管理

各种标准文档模板是培训管理中必不可少的。采用规范的文件模板，不仅可以提高工作效率，而且便于对同类信息进行比较和分析，更有利于企业培训管理人员规范操作行为。

培训文件模板的种类很多，包括但不限于：企业培训系统、需求问卷、需求确认表、供应商记录、讲师记录、培训协议、培训通知、课程准备清单、培训考勤表、培训效果评估表、培训结束报告、转变效果跟踪表、年度培训计划表、年度培训执行情况统计表、问题管理清单、收集企业案例、员工培训档案表等。

尽可能地把培训工作中可以通过标准文档模板进行管理的部分模板化，可以使培训管理的效率事半功倍。这也是一个逐步规范的过程，模板从无到有，内容从简到简。模版评价标准只有一项，是否有助于提高培训管理效率和取得更好的工作效果。

3.版本管理

培训管理过程中，与培训有关的文件、制度、模板等各种材料都会随着培训工作的发展需要不断变化，有的材料将被弃用，有的将在不断更新后继续沿用。

对不断更新并继续沿用的资料，不能只保留当前的版本，必须确保保留每个时期形成的不同版本。不同时期形成不同版本的企业档案，是企业重要的组织过程资产，是企业培训管理工作发展的历史文献。理解这些文献资料，使培训管理者能够理解企业培训管理的发展历程、工作成果和经验教训。

因为企业培训管理的文件材料众多，而同一文件又有多个版本，如果不对各种文档实行统一的版本管理，很可能造成文件使用中的巨大混乱。

VersionAdministrationManagement并不复杂，它可以通过文件名的规范来实现。

第一，规定所有的文件名都是以相同的格式写的，比如“文件名+版本号+编写时间”，无论文件只有一个版本或者有多个版本。举例来说：《项目管理基本技能实战培训》培训建议书_1.0_20150301。

第二，如果同一个文件被多次修改，那么版本号和编写时间就会有所不同。还有另外两个例子。

首先，文件的修改仅仅是细节问题(如版式调整和其他方面的调整)，对文件内容没有太大影响，并以原始版本号为基础进一步明确。举例来说，修改前的文件名为“培训项目管理基础技能实战演练”_1.0_20150301，修改后的文件名为“培训项目管理基础技能实战演练”_1.1_20150302。

其次，文件修改量较大，对文件内容有明显影响，则通过对原始版本号进行升级体现。举例来说：在修改前的文件名为“培训项目管理基础技能实战演练”_1.0_20150301，修改后的文件名为“培训项目管理基础技能实战演练”_2.0_20150302。

对文件进行版本管理，不仅有利于把所有的培训文件都整理成一套有序的系统，还有利于从整体的角度来回顾、研究和理解企业培训工作的发展历程，使培训管理工作始终沿着一个清晰的脉络递进。

四、培训档案管理

对培训管理过程中形成的文件进行分类整理并归档，是沉淀组织过程资产的必要手段。

一般而言，可以根据培训项目的相关文件进行归档，尽量做到每个培训项目都有记录。存档资料包括：项目的培训需求报告、培训建议书、供应商和教员信息、培训合同、培训教材、课程 PPT (如有)、培训评估表、培训结业报告、培训效果的跟踪记录资料等。该文件可以是纸质文件，也可以是电子文件或电子文件。

培训管理人员应将培训当作一项系统性的工作来做，不可“一刀切”，不能重蹈覆辙。不然的话，培训管理者的工作就会永远停留在基本的操作工作不断重复的水平上。